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5 errori che rendono gli incontri di lavoro uno spreco di tempo

Siamo sinceri, le riunioni piacciono a pochi sopratutto quando si protraggono per ore e ore senza un risultato apparente. Ore ed ore di discussioni, di presentazione di bilanci ed idee che alla fine risultano essere un grande spreco di tempo. Già, se siete un imprenditore, in particolar modo se avete appena avviato la vostra attività vorrete ottenere il meglio da ogni incontro, massimizzando il tempo a vostra disposizione. Ecco 5 errori da evitare assolutamente, proposti da Entrepreneur.com, per evitare di sprecare tempo prezioso durante le vostre riunioni:

1. Ignorare l’agenda.

Se volete che i vostri dipendenti, il vostro staff di collaboratori rimangano focalizzati la prima cosa che dovete fare è attenervi assolutamente ad un’agenda. Ignorarne la stesura, o saltare da un punto all’altro, trascurando totalmente dei punti andrebbe sicuramente a vostro svantaggio. Se siete un’azienda vorrete sicuramente massimizzare il tempo a vostra disposizione, il tempo è prezioso in termini di produttività e risultato. Quindi, attenetevi strettamente alla vostra scaletta nera su bianco in modo da condurre il vostro incontro all’obbiettivo desiderato.

2. Invitare le persone sbagliate.

Chiariamo subito, è un incontro di lavoro, non un brunch tra amici del cuore, quindi evitate di invitare il vostro “best friend” e puntate su uno staff essenziale e indispensabile per le finalità della vostra riunione. Seconda cosa, mandare un invito a tutta la lista dei vostri contatti per email potrebbe farvi ritrovare ad avere un incontro con più persone del necessario. Siate selettivi, non per cattiveria, ma perchè ogni persona che aggiungete potrebbe portare via del tempo prezioso, e inoltre aggiungere persone la cui presenza non è necessaria, porterà zero valore aggiunto al vostro incontro.

3. Tollerare divagazioni.

Come detto prima, attenetevi all’agenda. Siate pronti ad accettare l’opinione e le proposta di ogni partecipante, ma siate attenti a non divagare. L’attitudine a cambiare discorso è cosa naturale, ma sta a voi reindirizzare la conversazione sui giusti binari se vorrete arrivare a destinazione. Dare un occhio all’agenda può sempre ritornare utile per capire dove vi trovare, quanto tempo avete ancora a disposizione e se l’obiettivo e vicino al raggiungimento o meno. Siate dunque tolleranti, ma non troppo, perchè focalizzarsi su un punto porterà più benefici che lasciarsi andare a facili divagazioni.

4. Permettere una partecipazione disomogenea.

Ogni partecipante è presente all’incontro per portare il suo contributo. Ma se la presenza di alcune persone è più vicina ad un’assenza la loro utilità è vicina allo zero. Dall’altra parte c’è a chi piace prendere il controllo della conversazione, parlando per ore senza sosta, ed è così che il vostro meeting si trasformerà in un monologo teatrale che si concluderà con un nulla di fatto. Bene, anche in questo sarete voi a dover prendere il controllo. Non lasciate che le diverse personalità prendano il sopravvento, ma cercate di avere una partecipazione il più omogenea possibile, “zittendo” il parlatore di turno, e stimolando il bello addormentato.

5. Dimenticarsi di riassumere i punti chiave dell’incontro.

Già, è un errore comune, forse il più banale, ma potrebbe costarvi molto chiaro. Avete parlato, discusso per ore, e alla fine dell’incontro vi rendete conto che nessuno ha preso appunti, che nessuno dei vostri collaboratori era stato incaricato di mettere nero su bianchi i risultati del meeting. Male, molto male. Sarà il caso di rimediare. Stabilire i compiti prima dell’inizio dell’incontro vi aiuterà ad avere un risultato soddisfacente anche post incontro. Ricordatevi di mandare i feed back della riunione ad ogni persona partecipante e coinvolta nelle decisioni prese durante. Non tralasciate queste piccole cose perchè alla fine faranno la differenza tra un buon incontro e un inutile spreco di tempo.

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