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Fatturazione elettronica: miglioramenti dell’efficienza, riduzione dei costi

A partire dal 1° gennaio 2017, l’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo n. 27/2015 ha esteso l’utilizzo del Sistema di Interscambio per l’invio e la ricezione di fatture elettroniche dalla pubblica amministrazione al settore privato. A partire da gennaio 2019, sarà obbligatorio inviare e ricevere fatture attraverso la piattaforma del sistema di scambio elettronico che rispetta i requisiti e gli standard definiti dalle normative. Tramite il “Sistema d’Interscambio (SDI)” avverrà la ricezione delle fatture XML, il monitoraggio dei documenti ricevuti, per la trasmissione delle fatture, la visualizzazione delle ricevute di consegna e delle eccezioni.

La fatturazione elettronica è quel procedimento digitale che permette la generazione, la trasmissione, la gestione e la conservazione delle fatture in formato elettronico, superando di fatto il formato cartaceo nel processo di fatturazione.
I vantaggi della fatturazione elettronica derivano dalla standardizzazione e dalla digitalizzazione di tutti i processi relativi al ciclo di vita della fattura, con significativi miglioramenti in termini di efficienza e riduzione dei costi. Come evidenziato anche dall’Osservatorio della Gestione del Politecnico di Milano in materia di fatturazione elettronica e di smaterializzazione, il beneficio ottenuto attraverso un processo tradizionale basato su carta per la fatturazione elettronica può arrivare a 11,5 euro per fattura.

Il servizio copre inoltre le seguenti attività:

  • acquisizione delle fatture da inviare al cliente;
  • generazione del file PDF per ogni fattura, in un formato compatto, facile da usare, standard per tutti i fornitori;
  • rende le fatture ricevute disponibili per il cliente nel portale di ricezione, con la possibilità di scaricare le fatture in formato XML e PDF, conformi alle norme e regolamenti italiani (FatturaPA) o a file CSV equivalenti;
  • verifica della completezza dei dati contenuti nel file XML, con riferimento ai dati obbligatori richiesti dal formato “FatturaPA”;
  • recupero delle fatture tramite la data di ricezione e il numero di identificazione del Sistema di Interscambio;
  • tracciamento delle fatture che sono state scaricate.

È importante dunque che i dati associati a ciascun file siano completi, in caso contrario il file XML non conforme sarà rifiutato dal sistema, quindi è necessaria la presenza dei dati di trasmissione, come per esempio il numero di serie, l’applicazione della firma digitale, contenente un riferimento temporale su ciascun file XML.

Alcuni procedimenti del processo

La trasmissione dei file tramite il canale della posta viene tentata per 24 ore, se il servizio non risulta disponibile viene creato un avviso. Queste notifiche vengono raccolte nel Sistema di Interscambio, dove si contraddistinguono tra quelle di accettazione / rifiuto / scadenza.

Periodicamente è prevista la preparazione del “pacchetto” di fatture e ricevute da inviare al sistema di archiviazione legale digitale, che deve essere certificato dall’autorità italiana AGID. La sequenza di operazioni, portale di conservazione, è dunque la seguente:

  • acquisizione di documenti e pacchetto di presentazione;
  • controllo del documento e rapporto di presentazione;
  • controllo numerico;
  • pacchetti di conservazione;
  • formazione dell’indice.

Un software per la fatturazione elettronica aiuta con il corretto procedimento che sarà obbligatorio a partire dal 1° gennaio 2019. Un servizio di questo tipo permette la ricezione delle fatture via email in qualsiasi standard (XML, CSV, EDI, PDF, Word, Excel) e la conversione di queste nel formato di file corretto, XML FatturaPA, che viene inviato al Sistema di Interscambio con la firma digitale applicata, come da normativa.

Grazie a questo procedimento è possibile conservare i dati e documenti fino a 10 anni, come previsto dalla legge italiana. Per questo diventa fondamentale l’utilizzo di un Cloud Storage.
Per avviare queste procedure non è necessario modificare o aggiornare il sistema ERP aziendale, perché questi software permettono l’integrazione con il Sistema di Interscambio senza comportare disagi nei processi aziendali grazie alle conversioni.

Un chiarimento necessario è che questo procedimento obbligatorio non sarà applicato ai soggetti passivi stranieri, che hanno un numero di partita IVA italiano, ma solo alle società residenti in Italia. Infatti la Commissione europea ha autorizzato l’Italia ad accettare la fatturazione elettronica solo in caso di fatture emesse dai soggetti passivi residenti in Italia.

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