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Firma elettronica: verso un approccio paperless della burocrazia

In un approccio alla dematerializzazione dei processi e alla ricerca della produttività, la firma elettronica è diventata uno strumento essenziale.

Al giorno d’oggi, la trasformazione digitale non è più un’opzione, ma una necessità per le aziende che vogliono rimanere competitive. In un processo di dematerializzazione dei processi e di ricerca della produttività, la firma digitale PDF è diventata uno strumento essenziale. E l’emergenza sanitaria che stiamo vivendo lo ha solo confermato.

La firma elettronica, infatti, ha conosciuto un vero e proprio boom negli ultimi mesi. Questo ha permesso alle aziende di mantenere le proprie attività a distanza e di adattarsi in modo più agile ai cambiamenti nei metodi di lavoro.

Cos’è la firma elettronica

La firma elettronica o digitale è un processo tecnico mediante il quale una persona appone la sua firma (accordo) su un documento digitale. Tale processo deve consentire di identificare il firmatario e garantire l’integrità di un documento.

La firma elettronica non corrisponde in alcun modo a una versione scannerizzata di una firma autografa che verrebbe copiata e incollata in ciascun documento. Quest’ultimo non ha valore legale.

I vantaggi della firma pdf

La firma elettronica pdf consente di firmare tutti i tipi di documenti e contratti, in modo legale e sicuro. Può quindi essere utilizzato in tutti i settori e beneficiare di tutti i servizi di un’azienda: risorse umane, amministrazione, vendite, legale, acquisti, ecc.

Vediamo di seguito 2 esempi per illustrare questi vantaggi: per le vendite e le risorse umane.

  • Firma elettronica per la vendita

Come tutti sappiamo, l’obiettivo principale di un reparto vendite è massimizzare le vendite. La firma elettronica è quindi particolarmente rilevante perché accelererà i cicli di vendita riducendo al minimo il tempo necessario per concludere un accordo.

Il cliente, infatti, potrà firmare il contratto online al momento della ricezione, ovunque si trovi. Questo elimina quindi inutili ritardi. Inoltre, il venditore non perderà più tempo con la gestione amministrativa e il follow-up con il cliente. Tutto sarà fatto automaticamente.

Potrà quindi concentrare i suoi sforzi sul suo core business: ricercare nuovi prospect, fare offerte commerciali, negoziare, ecc.

Vendita online, a distanza o in negozio, B2B o B2C, la firma elettronica è anche un vero alleato della soddisfazione del cliente. Consente infatti di semplificare il processo di acquisto del cliente, semplificando la fase finale della contrattualizzazione. Il cliente può firmare in modo facile e veloce, senza vincoli. Insomma, la firma elettronica offre un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza!

  • Firma elettronica per le risorse umane

I dipartimenti delle risorse umane gestiscono quotidianamente una grande quantità di documenti (contratti di lavoro, accordi di riservatezza, buste paga, ecc.). Anche in questo caso, l’implementazione della firma elettronica rappresenta un grande passo avanti in termini di produttività.

Le attività amministrative sono notevolmente ridotte (stampa, scansione, posta), la gestione dei contratti è automatizzata (invio, monitoraggio, archiviazione): i processi HR diventano quindi più efficienti. Ciò libera tempo per i team che possono dedicare a compiti aggiuntivi più elevati come formazione, piani di carriera, motivazione dei dipendenti, ecc.

Inoltre, offrire ai neoassunti e ai dipendenti la possibilità di firmare tutti i loro contratti e documenti HR online, in modo semplice e veloce, aiuta a migliorare l’esperienza dei dipendenti. Un fattore importante per trattenere i talenti all’interno di un’azienda, soprattutto i più giovani e digitalizzati.

Infine, l’implementazione di tale strumento tecnologico contribuisce a creare un’immagine aziendale moderna e innovativa, ma anche eco-friendly. Questi valori sono oggi molto apprezzati dai clienti, ma anche dai dipendenti.

Un approccio aziendale paperless con dematerializzazione

L’attuazione della firma elettronica riflette anche il desiderio di passare a un approccio interamente senza carta. E quest’ultimo è vantaggioso in diversi punti:

  • Preservare l’ambiente riducendo il consumo di carta;
  • Gestione documentale semplificata ed efficiente. Tutti i documenti sono archiviati e accessibili online, in qualsiasi momento. Condizione essenziale per l’attuazione del telelavoro;
  • Riduzione dei costi: risparmio sull’acquisto di carta, inchiostro, forniture per ufficio, invii postali, ecc.;
  • Risparmio di spazio sul posto di lavoro perché non c’è più spazio di archiviazione fisico.

La firma digitale PDF ha molti vantaggi e si sta progressivamente affermando nei vari processi interni alle aziende. Senza dubbio, la firma elettronica ha un brillante futuro davanti a sé. Tutto quello che devi fare è fare il grande passo!

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