Non è una rivoluzione che si vede subito, ma una che si sentirà. Dal 2026 il modo in cui il Fisco controllerà scontrini e pagamenti elettronici cambierà profondamente. Una stretta silenziosa, costruita nei dettagli tecnici, che coinvolgerà milioni di commercianti, bar, ristoranti e attività al dettaglio.
Il cuore della novità è semplice da spiegare: registratore di cassa e POS dovranno “parlarsi”. E quando i sistemi dialogano, le discrepanze emergono molto più facilmente.
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Perché il Fisco cambia le regole sui pagamenti POS
Negli ultimi anni l’uso del POS è diventato normale. Carte, bancomat e smartphone hanno sostituito il contante anche per importi minimi. Ma il pagamento elettronico, da solo, non garantiva che lo scontrino fosse sempre emesso correttamente.
Con le nuove regole, l’obiettivo è ridurre quello spazio grigio in cui l’incasso elettronico non coincide con il corrispettivo dichiarato. Dal 2026, ogni pagamento con carta dovrà trovare riscontro automatico nel registratore di cassa.
Come funziona il collegamento tra POS e registratore di cassa
Non ci saranno cavi, né nuovi dispositivi da installare. Il collegamento sarà digitale. L’esercente dovrà accedere all’area “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate e associare la matricola del registratore di cassa agli strumenti di pagamento elettronico utilizzati nel punto vendita.
Da quel momento, ogni incasso effettuato con POS sarà automaticamente tracciato e confrontabile con lo scontrino emesso. In pratica, non sarà più possibile battere uno scontrino di importo inferiore rispetto a quanto incassato, né ometterlo.
Quando scatta l’obbligo e cosa succede nel 2026
La norma entra formalmente in vigore dal 1° gennaio 2026. Tuttavia, l’operatività concreta dipenderà dall’attivazione della piattaforma dell’Agenzia delle Entrate, annunciata per i primi mesi dell’anno (marzo o aprile).
Chi ha già un POS attivo avrà una finestra temporale per mettersi in regola. Per i nuovi POS, invece, la registrazione dovrà avvenire entro il secondo mese successivo all’attivazione. Una procedura che diventerà parte della gestione ordinaria dell’attività.
Controlli più rapidi e lettere dell’Agenzia delle Entrate
Con il nuovo sistema, i controlli non saranno più basati solo su ispezioni sul posto. I dati dei pagamenti elettronici, già tracciati dagli intermediari finanziari, verranno incrociati con quelli trasmessi dai registratori di cassa.
In caso di incongruenze, il primo passo non sarà una multa immediata, ma una comunicazione di compliance. Una lettera in cui il Fisco chiederà spiegazioni e inviterà a regolarizzare eventuali anomalie.
Chi rischia di più con le nuove regole
Le categorie più esposte sono quelle con elevato volume di pagamenti elettronici e margini ridotti: bar, ristoranti, piccoli negozi, attività stagionali. Ma anche chi accetta pagamenti sotto i 5 euro non sarà escluso dai controlli.
Il principio è uno solo: se il cliente paga con carta, l’importo deve comparire nei corrispettivi. Sempre.
Sanzioni: cosa succede a chi non si adegua
Per chi non effettua il collegamento tra POS e registratore di cassa sono previste sanzioni amministrative. La multa può arrivare a 100 euro per ogni trasmissione mancante, con un tetto massimo che può superare i 4.000 euro nei casi più gravi.
Oltre all’aspetto economico, c’è un altro rischio spesso sottovalutato: l’aumento dei controlli successivi. Un’attività segnalata come “non coerente” entra più facilmente nei radar del Fisco.
Pagamenti POS obbligatori: cosa non cambia
Non cambia l’obbligo di accettare il POS, già in vigore. Non cambia la possibilità di rifiutare il pagamento solo in caso di problemi tecnici documentabili. E non cambia nemmeno il fatto che il cliente non può essere penalizzato per l’uso della carta.
Cambia, però, la tracciabilità complessiva dell’operazione. Ed è qui che la stretta diventa concreta.
Cosa conviene fare già ora
Per gli esercenti, il consiglio è uno solo: prepararsi in anticipo. Verificare quanti POS sono attivi, controllare che ogni punto cassa abbia il proprio registratore correttamente censito e coordinarsi con il commercialista.
Il 2026 non porterà un cambiamento improvviso visibile al cliente, ma una nuova normalità nei controlli fiscali. E chi arriverà impreparato rischierà di accorgersene nel modo peggiore.